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18/4/2005

'CONTENT MANAGMENT': DA SITO WEB A PORTALE
La scelta giusta per le aziende e le pubbliche amministrazioni
di Raffaele Tortora
In questi anni i maggiori investimenti in tecnologia effettuati dalle aziende ed enti pubblici locali, escludendo quelli relativi all'hardware e alla sicurezza informatica, sono quelli mirati al posizionamento sul web della propria organizzazione. In particolare operatori pubblici e privati hanno scoperto l’importanza della gestione e della divulgazione dei contenuti on line. Si è compreso quanto sia cruciale impostare bene i propri servizi informativi sia per divulgare al meglio verso il mondo esterno la propria attività sia per organizzare adeguatamente le informazioni, i processi e le comunicazioni interne.
Per qualsiasi organizzazione posizionarsi sul web diventa quindi una decisione strategica e soprattutto 'come posizionarsi' diventa fondamentale per lo sviluppo e l'innovazione della propria organizzazione nel medio periodo.
Considerata oramai acquisita la consapevolezza della necessità di avere un proprio sito web, meno scontata è la conoscenza dei vantaggi derivanti dall’adottare in azienda soluzioni più articolare del sito web: i portali internet.
Progettare infatti un portale internet, che funga anche da interfaccia della extranet, significa utilizzare la rete non solo come statico strumento di comunicazione promozionale ma come luogo dove si integrano e si fanno comunicare i diversi processi di gestione dei flussi interni ed esterni alla organizzazione oltre che luogo dove archiviare ordinatamente tutti i dati e le informazioni per agevolarne il successivo accesso, ricerca e trattamento. Infatti nella versione extended il portale internet arriva ad allargarsi fino a comprendere la sistemizzazione della attività on line anche con partner, fornitori, clienti.
E’ il caso però di mettere subito in guardia dall’intendere il portale internet come semplice strumento di comunicazione e quindi ancora peggio pensare di realizzarne uno facendo una vera e propria trasposizione informatica di quelli che sono i giornali aziendali (house organ), dove questi già esistano, o di pensare al portale internet solo come infrastruttura tecnologica e quindi non in un ottica orientata al business.
Si rischia così, nel primo caso di non raggiungere gli obiettivi perché si utilizzano strumenti e canali di comunicazione per natura differenti in maniera identica, mentre nel secondo l'investimento di ingenti somme per dotarsi di sofisticate soluzioni tecnologiche che finiscono, nella maggior parte dei casi, per essere inutilizzate.
In entrambi i casi sarebbe meglio far precedere, ad ogni decisione in merito, una analisi approfondita dei processi e dei flussi aziendali, così da costituire una base per l'introduzione del portale internet che, in questo caso, risulterebbe ben progettato e di sicuro successo.
Certamente ciò comporta uno sforzo per la riorganizzazione della struttura aziendale che però inevitabilmente produce un impatto positivo sulla valorizzazione del capitale intellettuale posseduto.
I vantaggi della adozione di un portale internet, quale vero e proprio centro servizi caratterizzato dalla presenza di una unica piattaforma software nella quale sono integrate tutte le informazioni e procedure operative, sono tanti:
1. abilitazione alla collaborazione e del lavoro di gruppo in ambiente unico, condiviso e facilmente accessibile;
2. riduzione dei tempi di ricerca delle informazioni essendo queste costantemente disponibili in rete;
3. sburocratizzazione del lavoro dovuta alla maggiore snellezza delle procedure standard svolte tramite la intranet;
4. aumento della visibilità dei dati aziendali e miglioramento delle condizioni di accesso profilato;
5. miglioramento della operatività e produttività.
Ma allora perché esistono ancora molte ritrosie alla introduzione dei portali internet all'interno delle aziende e degli enti? La risposta sta nel problema della misurazione del loro apporto alla organizzazione ovvero la quantificazione del ROI (Return On Investement). Non è infatti facile quantificare economicamente l’apporto di un miglioramento della collaborazione e comunicazione intraziendale e interaziendale indotta dalla presenza di un portale internet. In compenso però sono molto tangibili alcuni parametri come un risparmio di costi diretti organizzativi, una razionalizzazione degli investimenti in hardware e software e l'eliminazione di costi burocratici superflui.
Inoltre non va dimenticato che ciò che frena lo sviluppo tecnologico molto spesso è la mancanza di coraggio circa il mettere in discussione strutture e organizzazione del lavoro, in quando la realizzazione di un portale internet costringe le aziende, per adottarlo, a razionalizzare le loro procedure e il patrimonio di conoscenze sia formali che informali. Operazione che è di ampie proporzioni, trasversale e, per questo, difficoltosa da effettuare e questo perché il valore dell'operazione viene raramente percepita subito dal management della organizzazione.
Va subito chiarito che non è assolutamente necessario avere a disposizione grandi budget per realizzare un portale aziendale e che non è serve investire in piattaforme complesse e soluzioni estremamente sofisticate e costose. Ciò che invece bisogna fare e ripensare alla propria organizzazione e decidere quali e quante informazioni e processi devono essere condivisi attraverso il portale aziendale. Una volta individuato il supporto tecnologico e la filosofia con la quale si intende operare è abbastanza semplice procedere alla individuazione della soluzione più idonea.
Un contributo fondamentale alla evoluzione dei portali internet è stato portato dalla evoluzione dei cosiddetti sistemi di 'content management' (gestione dei contenuti on line) che nella forma più complessa divengono veri e propri stumenti di knowledge management in grado di trattare ogni tipo di dato più o meno multimediale.
Di fatto le sorti del content management vanno sempre più incrociandosi con quelle dei portali internet, in quanto l’allestimento di quest'ultimo è diventato il punto di arrivo per tutte le aziende che intendono strutturare al meglio la propria comunicazione e le proprie informazioni.
Le principali tendenze individuate sono:
1. crescita del ruolo della tecnologia dei web services (applicazioni che permettono di fare interoperare più programmi sulla rete)
2. aumento della necessità di gestire i rich digital contents
3. rafforzamento delle funzionalità di archiviazione, ricerca, workflow (gestione dei flussi di lavoro e delle informazioni)
4. importanza crescente della integrazione fra soluzioni e processi aziendali e della conformità delle applicazioni a standard condivisi
Uno scenario che impone la centralità dei contenuti nella progettazione dei portali aziendali, fatto del tutto comprensibile se si pensa che fra le principali problematiche che affliggono le aziende vi è la crescita esponenziale dei dati e dei documenti non strutturati (non catalogati e formalizzati ovvero non in formato digitale e non inseriti in database). Basti pensare al costo generato dalla difficoltà nel cercare informazioni non digitalizzate e archiviate e i danni prodotti dal mancato reperimento di una informazione e da conseguenti azioni o decisioni sbagliate.
Fortunatamente si è consolidata l’idea che veicolare tutti i servizi attraverso un browser web sia la carta vincente dello sviluppo dei sistemi informativi e delle intranet. Potendo infatti visualizzare le fonti di informazione che le applicazioni producono, con un'unica interfaccia, il problema dell’accesso e del lavoro diventa più semplice e standardizzato non richiedendo ulteriori conoscenze se non quelle semplici della navigazione in Internet.
Probabilmente molte organizzazioni in questo momento stanno valutando modi e soluzioni più idonee per fare il grande salto oppure, dopo avere provato sistemi poco efficienti o disomogenei, stanno cercando di riorganizzare e riprendere il discorso ripensando alla propria posizione sulla rete. In sostanza le aziende cominciano a maturare una certa consapevolezza sulle possibilità dei portali e quindi intendono utilizzarli per ottenere obiettivi mirati. Passare da un uso statico di questi strumenti ad un utilizzo più strategico e profondo è un atteggiamento proficuo che ha già dato, per chi lo ha adottato, buoni frutti e che sicuramente ripagherà bene nel medio periodo in termini di qualità e risultati.

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